Como fazer uma assinatura digital?
Como fazer uma assinatura digital? Quais são os requisitos? Todos podem ter?
A assinatura digital é uma ferramenta segura e eficiente nos dias atuais, que visa facilitar você assinar documentos eletronicamente.
Com isso, você consegue manter a integridade e a autenticidade das informações trocadas sem precisar da presença física das partes interessadas.
No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como criar uma assinatura digital.
Veja a seguir como fazer uma e usá-la sempre que necessário.
Requisitos básicos para ter uma assinatura digital
Vamos começar mostrando quais os requisitos mínimos se cadastrar e usar uma assinatura digital.
Para isso, você precisará de:
- Software de assinatura digital
Em primeiro lugar, é necessário que você tenha um software específico para criar e aplicar sua assinatura digital.
Por exemplo: Adobe Acrobat, DocuSign e HelloSign são alguns dos programas mais conhecidos, porém, há várias outras opções no mercado que você poderá usar.
Só lembrando que alguns são gratuitos, enquanto outros oferecem mais funcionalidades mediante uma taxa, que muitas vezes, é mensal.
- Certificado digital
Já a obtenção desse certificado aqui será essencial para o uso dessa ferramenta, já que se trata de uma identidade digital que confirma que você é realmente quem diz ser.
Ele deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) após um processo de verificação da sua identidade.
E quais as informações que ele deverá ter? Simples: Os seus dados e a chave pública que será usada para criar a assinatura digital.
Dispositivo com acesso seguro
Para garantir a segurança da sua assinatura digital e também da assinatura eletrônica, você precisará de um dispositivo específico (computador, tablet ou smartphone) que esteja devidamente protegido contra malware e acesso não autorizado.
Claro, não custa lembrar que isso deverá incluir ter um bom software antivírus e manter todas as atualizações de segurança em dia.
- Conexão segura à internet
Como a emissão e o uso desse tipo de ferramenta frequentemente requerem acesso à internet, é fundamental que essa conexão seja, no mínimo, segura.
Portanto, evite redes públicas ou não protegidas ao lidar com assinaturas digitais.
- Documentos em formato adequado
Por fim, um dos requisitos mais básicos para usar uma assinatura digital é que o documento esteja em um formato compatível com o software de assinatura digital que você está usando.
Alguns dos formatos mais comuns são PDF e Word, mas outros também podem ser suportados, dependendo do software.
Ou seja, pesquise quando for se inscrever em uma plataforma para saber quais formatos são compatíveis com o serviço oferecido.
Como fazer uma assinatura digital passo a passo
Agora que você já sabe dos requisitos mínimos para ter e usar uma assinatura digital, o passo a passo para fazer a criação de uma inclui os seguintes pontos:
- Escolha um software de assinatura digital
Existem muitos softwares disponíveis para uso dessa plataforma, como Adobe Acrobat, DocuSign, entre outros.
Depois dessa escolha, basta criar uma conta na plataforma, que pode ser gratuita, e, em alguns casos, paga, com funcionalidades a mais.
- Obtenha um certificado digital
Em seguida, você deve adquirir um certificado digital de uma Autoridade Certificadora confiável.
Lembrando que esse documento conterá suas informações de identificação e (principalmente) uma chave pública que será usada no processo de assinatura.
- Instale o certificado
Após obter o certificado, instale-o no seu computador ou dispositivo móvel onde você fará uso da assinatura digital.
É importante, contudo, seguir as instruções fornecidas pela Autoridade Certificadora para evitar possíveis erros na instalação ou no uso da ferramenta.
- Assine o documento
Depois, basta abrir o documento com o software de assinatura digital e seguir os passos para inserir sua assinatura.
Geralmente, você será solicitado a inserir uma senha para acessar seu certificado digital, e assim poder assinar o documento desejado.
- Verifique a assinatura
Após assinar o documento, sempre verifique se a assinatura foi aplicada corretamente.
Inclusive, alguns softwares fornecem ferramentas para validar a assinatura, evitando assim erros que possam comprometer a integridade do documento.
- Envie ou armazene o documento
Por fim, uma vez assinado, o documento pode ser enviado eletronicamente ou armazenado de forma segura.
Precauções de segurança
Existem alguns cuidados que você precisa ter no uso frequente dessa ferramenta, como, por exemplo:
- Proteja seu certificado digital
Mantenha esse documento seguro e nunca o compartilhe com ninguém, armazenando-o, de preferência, em um token criptográfico ou uma área protegida do seu computador.
- Utilize senhas fortes
Outro ponto importante para evitar problemas, certifique-se de usar uma senha forte e única, que combine letras, números e símbolos, e atualize-a regularmente.
- Mantenha o software atualizado
Se você está usando um software de assinatura digital, mantenha-o sempre atualizado.
Isso irá garantir que todas as vulnerabilidades de segurança sejam corrigidas.
Use dispositivos seguros em qualquer situação de assinaturas online
Importante sempre usar dispositivos que você sabe que são seguros ao criar ou aplicar uma assinatura digital.
Portanto, evite computadores públicos ou redes não seguras, pois podem estar comprometidos.
- Verifique a autoridade certificadora
Também é fundamental se certificar de que a Autoridade Certificadora (AC) seja confiável e em conformidade com os padrões de segurança para evitar certificados inválidos ou inseguros.
- Verifique a validade da assinatura
Após a assinatura de um documento, muitos softwares podem oferecer a opção de verificar a validade da assinatura digital.
Portanto, utilize essa função, se possível, para confirmar que a assinatura foi aplicada corretamente e não foi alterada.
- Tenha cuidado com phishing e scams
Outro ponto é ficar atento a e-mails ou mensagens solicitando assinatura de forma apressada ou sem verificação adequada.
Portanto, cuidado, pois, elas podem ser tentativas de phishing para capturar sua assinatura digital ou outros dados pessoais.
Políticas de uso e auditoria em casos de assinatura digital
Se você está em um ambiente corporativo, certifique-se de que existam políticas claras sobre o uso dessa ferramenta, e mantenha registros de auditoria para rastrear assinaturas digitais.
- Renovação e revogação
Por fim, fique atento ao período de validade do seu certificado digital e renove-o quando necessário.
Bem, agora que você já sabe como fazer uma assinatura digital, e quais cuidados ter com ela, faça bom uso dessa ferramenta.
Essa ferramenta irá lhe ajudar bastante no dia a dia do seu negócio.