Excel é a melhor ferramenta de gestão?
O Excel é o queridinho de muitos gestores. Além de ser mundialmente conhecido, a ferramenta está disponível na forma online e possui diversas funcionalidades que facilitam o controle de dados. Contudo, suas diversas limitações colocam em risco o uso do Excel como ferramenta de gestão para um buffet.
Estoque, controle financeiro, diversos eventos e muitos outros números que podem mudar de acordo com a demanda; exigem do Excel a criação de muitas planilhas que exigem conhecimentos específicos. Além disso, a ferramenta de gestão possui pouca integração e dificulta análises, dando maior abertura para erros na parte principal do seu negócio: o financeiro.
Pensando nisso, descubra, neste post, cinco motivos para não adotar o Excel como ferramenta de gestão da sua empresa e conheça a melhor forma de administrar o seu negócio! Vamos lá?
5 motivos para não usar Excel como ferramenta de gestão
Precisão é uma palavra preciosa para quem realiza a gestão de um negócio. Um 0 a mais (ou a menos!) pode arruinar o mês. Por isso, o controle de diversas planilhas, com dados, fórmulas e naturezas diferentes abre portas para que isso aconteça com frequência, tornando a administração do seu negócio difícil e trabalhosa.
Conheça os cinco motivos que separamos para entender o porque não utilizar o Excel como ferramenta de gestão.
1. Exige conhecimentos técnicos
O Excel é uma ótima ferramenta de gestão, mas para isso, seus recursos devem ser bem aproveitados. Para uso eficiente de fórmulas e macetes, torna-se imprescindível um profissional com conhecimento avançado na ferramenta. Mesmo que essa pessoa crie a estrutura necessária para o funcionamento da administração, colocar em operação o Excel acaba sendo uma tarefa que exige tempo, algo que um dono de empresa raramente tem.
2. Não acompanha o crescimento da empresa
Quanto maior seu portfólio de produtos e serviços, mais planilhas você irá precisar para controlar as informações necessárias para a execução dos mesmos. Além do funcionamento do Excel como ferramenta de gestão ficar pesado pelo volume alto de dados, administrá-los de forma profissional se torna cada vez mais difícil, o que pode dar espaço para inúmeros erros.
3. Possui pouca ou nenhuma integração de dados
Imagine que você possua uma planilha para contabilizar os ganhos das vendas e outra para contabilizar todos os gastos do mês. Se você usa o Excel como ferramenta de gestão, sabe que a integração entre essas planilhas é necessária, mas nem sempre é possível. Esse fato, gera mais trabalho e torna mais difícil chegar a resultados idôneos, o que pode prejudicar a tomada de decisões importantes no seu negócio.
4. Dificulta análises e organização da gestão no geral
As análises e, principalmente, a organização, são partes do dia a dia de qualquer negócio. Por isso, é preciso compreender os gastos do mês, a quantidade de produtos usados, o controle de funcionários, etc. Imagina ter que abrir (e encontrar) todas essas planilhas para fazer a análise do que precisa ser modificado?
Além do tempo gasto, as possibilidades de algo sair errado são enormes.
5. É pouco seguro
Os dados de gestão da sua empresa são a base do seu negócio e devem ser guardados de forma sigilosa. Um exemplo disso é que quando salvo em nuvem, o Excel como ferramenta de gestão está exposto a vírus que podem aparecer em um computador ou até mesmo algum dano online.
Os dados ainda pode ser corrompidos, perdendo todo o seu trabalho, além do fato de que, por usar fórmulas próprias, pode conter alguma informação errada quase impossível de se verificar de outra forma.
O que eu devo usar como ferramenta de gestão em substituição ao Excel?
Hoje em dia, a melhor forma de administrar seu negócio é contar com softwares de gestão. Essas ferramentas são personalizadas para vários modelos de empreendimento, otimizando o seu tempo e tornando a organização mais prática e fácil.
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