Assinatura eletrônica escritório contabilidade/ contadores autônomos

Assinatura eletrônica escritório contabilidade/ contadores autônomos

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A assinatura eletrônica escritório contabilidade se tornou uma das ferramentas mais úteis para quem mexe com contratos e outros documentos importantes.

Uma das áreas que vem se beneficiando muito com esse tipo de assinatura é a de contabilidade, sejam escritórios, ou mesmo para profissionais autônomos. 

Veja a seguir como a assinatura eletrônica pode facilitar a vida de um contador ou de uma empresa do ramo. 

Primeiros passos para fazer uma assinatura eletrônica escritório de contabilidade

Uma assinatura eletrônica possui três modalidades distintas: simples, avançada e qualificada. 

Para documentos com menos grau de risco ou importância, a assinatura simples ou avançada é o suficiente.

No entanto, para contratos com maior potencial de responsabilidade, o ideal é a assinatura qualificada.

Diante disso, para escritórios de contabilidade, ou para contadores autônomos, a indicação é a qualificada, e para ela é necessário: 

  • Ter um certificado digital

Esse certificado garante a autenticidade da própria assinatura eletrônica, e pode ser solicitado de duas formas: ou comparecendo a uma autoridade certificadora, ou fazendo o processo online. 

Com um certificado digital o profissional também garante que a sua assinatura ganhe integridade e o não-repúdio do documento.

Ou seja, serve, basicamente, como uma espécie de “identidade digital”. 

Também é importante ficar atento para a questão da validade dessa autenticação, pois, existem aquelas que duram 1 ano, e outras com 5 anos de uso. 

Outra categoria de classificação de um certificado digital é quanto ao tipo de armazenamento, que pode ser em tokens, em cartões, no próprio computador ou na nuvem.

  • Escolher uma plataforma adequada

Para um contador fazer uma assinatura eletrônica escritório de contabilidade é fundamental escolher uma plataforma que tenha o mínimo de requisitos para o uso dessa ferramenta. 

São esses: segurança e garantia de confiança pública. 

Outro ponto importante é que essa plataforma tenha mecanismos avançados para gestão de documentos. 

Isso permite que, além da assinatura em si, o contador possa gerenciar melhor contratos e outras documentações importantes. 

Portanto, a recomendação não é escolher qualquer plataforma, e sim, aquela que melhor se adapte às necessidades da empresa de contabilidade ou do profissional autônomo. 

Tipos de certificados para assinatura eletrônica escritório contabilidade

Se você tem um escritório contábil ou é um contador autônomo, para fazer uma assinatura eletrônica qualificada, é preciso ter um certificado digital, porém, emitido por uma Autoridade Certificadora. 

Nesse sentido, os tipos de certificados são: 

  • Certificado A1

Para esse modelo, o certificado é gerado e armazenado no próprio computador do titular, o que dispensa o uso de mídias físicas. 

Para aquelas empresas que precisam de acesso a essa assinatura por vários funcionários, então o modelo A1 é o mais indicado. 

  • Certificado A3

Esse é o modelo padrão para muitos certificados, especialmente em se tratando de pessoas físicas. 

Além disso, esse modelo permite que o arquivo seja levado pelo titular com um hardware criptográfico externo. 

É um dos mais usados não só por contadores, como também advogados e médicos. 

  • e-CNPJ

Esse certificado aqui, como dá pra notar, é feito para pessoas jurídicas, permitindo que transações eletrônicas sejam realizadas em nome da empresa de contabilidade, em caso de se tratar de um escritório. 

Serve perfeitamente para declarações de impostos de renda, consulta de valores e parcelamento de notas fiscais. 

Ou seja, perfeito modelo de assinatura eletrônica para contadores. 

Benefícios de assinatura eletrônica para o contador

Para quem trabalha em empresas de contabilidade ou é contador autônomo, uma assinatura eletrônica garante muitas vantagens

Entre elas, podemos citar as seguintes: 

Maior segurança

Um dos benefícios da assinatura eletrônica é justamente a segurança, pois, pelo fato de usar informações criptografadas, é quase impossível fraudar a senha. 

Contudo, é necessário que essa mesma senha não seja compartilhada, garantindo que a chave privada não seja usada de maneira indevida. 

Portanto, o ideal é que o contador não compartilhe sua senha de assinatura eletrônica, mesmo trabalhando em um escritório. 

Validade jurídica ampla

Uma assinatura eletrônica escritório de contabilidade  também é importante pelo fato de ter validade jurídica, garantindo que os documentos sejam usados de maneira legalizada. 

Vários tipos de documentos, como contratos, notas fiscais e outros, assinados com essa ferramenta possuem garantia legal, já que o processo de validação da assinatura é bem complexo. 

Ou seja, caso o contador precise provar, juridicamente, alguma informação desses documentos, a assinatura eletrônica usada é completamente válida. 

Acessibilidade em qualquer lugar

Lembrando que para garantir um trabalho mais rápido e eficiente, a assinatura eletrônica, principalmente aquela feita com certificado digital, você poderá acessar em qualquer dispositivo móvel. 

Isso quer dizer que todo tipo de documento pode ser assinado eletronicamente por meio de um simples celular, por exemplo. 

Além disso, o profissional também pode acessar áreas restritas do documento por meio do login dessa assinatura e verificar informações importantes e urgentes. 

Melhor gestão de dados com a assinatura eletrônica escritório contabilidade

Para quem trabalha com contabilidade, seja uma empresa, ou mesmo um profissional autônomo, a assinatura eletrônica garante um melhor gerenciamento dos documentos. 

O motivo é bem simples: os dados e documentos ficam centralizados na nuvem, em um lugar mais acessível. 

Ou seja, tanto o escritório quanto o profissional individual têm uma espécie de “arquivo” de documentos online, facilitando, assim, o serviço contábil. 

Como se trata de um trabalho que, às vezes, demanda de muitas informações para concluir ou validar certas documentações, ter uma assinatura eletrônica escritório de contabilidade facilita muito esse tipo de serviço.

Agora é escolher o melhor formato que disponibilizamos aqui na Assine Mais e ter a sua própria assinatura eletrônica. 

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