Assinatura eletrônica para escolas
A assinatura eletrônica para escolas é uma ferramenta importante para garantir mais agilidade aos processos envolvendo contratos e outros documentos.
E a educação é uma das melhores áreas de aplicação dela, especialmente nas escolas.
Veja a seguir algumas aplicabilidades da assinatura eletrônica para escolas, e facilitar certos procedimentos burocráticos.
Situações para uso da assinatura eletrônica em escolas
Primeira aplicação: realização de matrícula e rematrícula
Tanto a matrícula quanto a renovação de matrícula de escolas são processos fundamentais para a instituição, e também aos alunos e seus pais.
Afinal, é a partir delas que há a coordenação pedagógica do ano letivo em questão, além da programação financeira de todos os envolvidos.
Por isso, é importante que esses processos sejam ágeis e práticos, onde todos saem ganhando, tendo a assinatura eletrônica como uma aliada.
Através dela não é necessário mudar toda uma rotina da escola para receber pais e responsáveis das crianças e jovens, pois, os contratos de matrícula e rematrícula podem ser assinados à distância.
Segunda aplicação: renegociação de dívidas
Outra maneira de usar a assinatura eletrônica para escolas e instituições de ensino em geral é através da (re)negociação de pendências financeiras por parte dos pais e responsáveis.
Esse processo se torna mais simples, rápido e eficaz através de uma assinatura eletrônica.
Basta que a instituição de ensino encaminhe a proposta para a pessoa responsável (seja desconto à vista ou parcelamento, tanto faz), e, ambas as partes entrando em acordo, assinam o contrato.
A negociação se faz por telefone ou por e-mail, e o contrato é enviado para este último sem demora.
Terceira aplicação: termos de autorização
A assinatura eletrônica também é uma ferramenta excelente para providenciar os chamados termos de autorização, tão comuns em escolas e instituições de ensino em geral.
Isso porque, no decorrer do ano letivo, surgem atividades extra-classe que, obviamente, precisam da assinatura dos responsáveis pela criança ou jovem menor de 18 anos.
Visitas a museus e parques são alguns exemplos dessas atividades.
Para facilitar, a assinatura eletrônica dispensa o aluno de levar um documento e trazê-lo assinado, permitindo assim uma intermediação mais rápida e segura entre ambas as partes.
Assim que os pais ou responsáveis assinarem o documento, a plataforma avisa à instituição, e o aluno é autorizado para a atividade.
Quarta aplicação: acordo com fornecedores
Outro ponto importante no uso de assinatura eletrônica para as escolas é quando há necessidade de fechar contrato com fornecedores, especialmente, empresas de material escolar.
Porém, há também outros fornecedores que a escola precisa lidar, como aqueles que prestam serviços de tecnologia.
Em suma, para facilitar o trabalho da secretaria, a forma mais eficaz é investir em uma assinatura eletrônica, otimizando muito esses processos.
Validade jurídica da ferramenta
Uma das vantagens da assinatura eletrônica é que ela possui a mesma validade jurídica do que as padronizadas em papel impresso.
Mesmo que a ferramenta não tenha Certificado Digital, segundo a Medida provisória nº 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, esse tipo de assinatura está dentro dos padrões legais.
Contudo, é necessário que ele possua um conjunto de informações que garantam a sua validade.
Entre elas, estão:
- Geolocalização
- IP do computador onde o documento teve a assinatura
- Data e hora da assinatura
Essas são informações básicas, que, entre outras coisas, garantem a segurança do procedimento, e também a validade jurídica completa.
Só que tudo isso precisa estar respaldado pela plataforma que oferece a assinatura eletrônica, que precisa ser de confiança e oferecer todos os mecanismos de segurança possíveis.
Mais benefícios da assinatura eletrônica para escolas
- Riscos menores para ambas as partes
Um dos grandes problemas de enviar documentos físicos para assinaturas é que muitas informações da instituição de ensino podem ficar vulneráveis.
Isso não acontece com a assinatura eletrônica, pois, os seus softwares trabalham com rígidas medidas de segurança.
Dessa forma, o documento estará protegido, sendo o risco de fraudes ou quaisquer outras alterações.
- A experiência do cliente fica bem melhor
Usar a assinatura eletrônica para escolas melhora a vida tanto da instituição, quanto dos pais e responsáveis dos alunos.
Com essa ferramenta, eles não precisam se deslocar até o local para resolver questões simples ou mais complicadas.
Ambas as partes não perdem tempo, e resolvem pendências com facilidade, sem atrapalhar a rotina de ninguém.
- Economia em todos os sentidos
Por se tratar de uma ferramenta que permite transações à distância, há uma economia de tempo, especialmente para pais e responsáveis, mas também de dinheiro.
Nesse quesito, nem estes precisam se deslocar à escola para resolver certas questões, e nem a instituição gasta com excesso de papel.
Esse benefício vale, especialmente, para aqueles documentos que não precisam circular de forma física, precisando apenas de um simples armazenamento nos e-mails de ambas as partes.
Enfim, vimos aqui muitas vantagens para escolas com a assinatura eletrônica, mas queremos lembrar que todo esse processo só tem garantias quando feito através de um App de Assinatura Eletrônica confiável, assim como o Assine Mais. Entre em contato e se informe!