Por que a assinatura eletrônica tem vantagens em relação à assinatura presencial?
As vantagens da assinatura eletrônica são muitas em relação à presencial (também chamada de manual). Entenda neste texto!
A tecnologia vem facilitando muito a vida de todos, e essa ferramenta é uma das mais usadas hoje, principalmente, para facilitar transações envolvendo contratos.
Vamos mostrar agora alguns dos mais importantes benefícios de uma assinatura eletrônica, mostrando o quanto ela está se tornando útil.
Principais vantagens da assinatura eletrônica
Maior agilidade nas transações
Ao contrário da presencial, a assinatura eletrônica garante uma transação bem mais rápida, seja no registro de um contrato, ou mesmo em outro tipo de negociação.
O processo é feito em apenas alguns segundos, no qual o único trabalho dos participantes é enviar, digitalmente, o documento para a outra parte assinar.
Esse processo, inclusive, consiste em acionar o e-mail do participante na transação, garantindo a assinatura imediata dos documentos.
Entre as vantagens da assinatura eletrônica, podemos destacar também a verificação da autenticidade do processo, que é bem simples e também leva poucos segundos.
Validação jurídica para o documento
Outra das vantagens da assinatura eletrônica é o seu valor legal, com praticamente as mesmas proteções jurídicas que uma presencial.
Nossa legislação, inclusive, diz que esse tipo de assinatura não pode ser negado para nenhuma das partes que quiser e tenha essa ferramenta.
De acordo com os termos da lei, essa assinatura terá validade jurídica se for feita com os seguintes atributos:
- Integridade: a ferramenta precisa detectar qualquer alteração de dados de dados, evitando assim algum tipo de fraude;
- Autenticação: esse ponto da assinatura eletrônica serve para ligar o signatário com as informações que estão no documento;
- Não-repúdio: garante a localização da assinatura, dando mais confiabilidade ao processo.
Ou seja, os processos para fazer e usar uma assinatura eletrônica garante confiabilidade para as nossas atuais leis.
Lembrando que a legislação que garante a validade dessa assinatura está na Medida Provisória 2.200-2/2001 e também no Código Civil em seu artigo 441,
Ajuda na sustentabilidade ao meio ambiente
Uma das vantagens da assinatura eletrônica é a não necessidade do uso de papel para a transação de contratos e documentos diversos.
Esse benefício ainda garante outro ponto muito positivo, que é otimizar espaços em arquivo.
Com menos papel para guardar, isso evita perder algum documento por extravio ou qualquer outro problema.
Sem contar ainda a grande economia de custos que esse tipo de ferramenta gera, pois evita processos envolvendo o papel físico, como compra, impressão, cópia e digitalização.
Sem contar ainda o fato de que, usando essa ferramenta, a empresa, além de mostrar que está antenada com as tendências tecnológicas, mostra compromisso e preocupação com o meio ambiente.
Diminuição de processos burocráticos
Um problema bastante comum em relação a assinaturas presenciais é o excesso de burocracia, principalmente, para localizar um único documento assinado.
Entre as vantagens da assinatura eletrônica, está justamente a diminuição de vários processos burocráticos.
Dessa forma, documentos podem ser armazenados, rastreados e consultados com maior facilidade.
Contudo, é importante destacar que uma assinatura eletrônica não exime a obrigatoriedade de outros processos, como o reconhecimento de firma em cartórios, por exemplo.
Contudo, essa ferramenta auxilia bastante na agilidade do processo de assinatura dos documentos, garantindo que um negócio comercial, ou qualquer outro tipo de transação seja finalizado com mais facilidade.
Economia em todos os sentidos
As vantagens da assinatura eletrônica incluem uma economia em diversos níveis de um processo de negócios e situações similares.
Por exemplo, de acordo com relatórios da Electronic Signature & Records Association o uso dessa ferramenta economiza entre 50% e 80% todas as etapas de assinatura e validação de documentos.
Ao mesmo tempo, também há uma redução bastante significativa (de quase 100%) dos erros que uma transação manual pode ter.
Sem contar ainda o fator produtividade, que também aumenta muito, visto que as questões da assinatura e do arquivamento de documentos são resolvidas em segundos, dando mais tempo para outras atividades.
Ainda em relação ao relatório da Electronic Signature & Records Association, a assinatura eletrônica apresenta melhorias nas respostas (cerca de 83%) e na diminuição de custos (uns 86%).
Portanto, apostar nessa ferramenta ao invés de uma assinatura presencial garante uma grande economia de tempo e dinheiro.
Gestão de contratos mais eficiente
Das vantagens da assinatura eletrônica, esta daqui é praticamente uma consequência de todas as outras que citamos aqui,
Gestão significa, em linhas gerais, maior poder de organização, algo que fica muito mais fácil e simples através de ferramentas digitais para praticamente todas as empresas.
Com a assinatura eletrônica, você consegue implementar em sua empresa uma melhor criação, negociação e gerenciamento de documentos, com boa parte dos processos sendo online.
Como esses softwares diminuem o tempo gasto com algumas ações burocráticas, isso possibilita um maior empenho para garantir a organização de documentos de uma empresa.
Isso ajuda, inclusive, a aumentar o chamado ciclo de vida dos contratos, passando pela criação, assinatura, até chegar ao gerenciamento e otimização desses documentos.
Portanto, usar assinatura eletrônica, de um modo geral, garante a realização mais rápida, segura e dinâmica de diversos processos.
Garantia de segurança é uma das principais vantagens da assinatura eletrônica
Para finalizar essas vantagens da assinatura eletrônica perante a presencial, não podemos deixar de mencionar a questão da segurança.
Uma das maneiras de garantir segurança para essas ferramentas é que os seus protocolos são altamente confiáveis, com o uso de métodos que dificultam uma fraude, como a criptografia, por exemplo.
Entre os recursos que a assinatura eletrônica usa, também citamos o código hash.
Nesse código estão todas as páginas do documento, o que torna as informações ali confiáveis em termos de autenticidade e integridade.
A verificação da assinatura também se faz pela identificação do IP do dispositivo. Com isso, comprova-se a autenticidade das informações.
E, claro, o sistema também verifica dados como CPF e e-mail dos participantes para evitar problemas maiores.
Como se vê, as vantagens da assinatura eletrônica são muitas, e não se restringem somente à questão da comodidade.
Portanto, se você e os participantes da sua empresa não têm uma, cogite criá-las urgentemente pois será um ganho e tanto nos seus negócios
Entre em contato e saiba mais como podemos ajudar você e sua empresa a usufruir da assinatura eletrônica.